Xin thôi việc ở Nhật cần những gì?

    Thời gian qua, Thuê nhà Kanto nhận được khá nhiều comment, inbox của các bạn hỏi về quy trình xin thôi việc. Nhiều bạn còn tâm sự rằng khi xin thôi việc thì công ty cũ không chấp nhận, còn doạ báo cục xuất nhập cảnh  đuổi về nước hoặc thậm chí đòi đền bù cho công ty khoản phí họ…đã tuyển mình. Nhiều bạn ko hiểu rõ luật của Nhật nghe vậy rất sợ và lúng túng!!!

    Vậy thôi việc như thế nào cho đúng, trước và sau khi thôi việc cần làm những thủ tục gì, công ty hiện tại có quyền bắt mình về nước, bắt đền bù ko, chúng ta hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Mục lục

1.    Chuẩn bị trước khi thôi việc

2.    Thời gian thôi việc

3.    Các thủ tục cần làm khi thôi việc

4.    Giải pháp cho trường hợp bị công ty làm khó dễ

1. Chuẩn bị trước khi thôi việc

   Visa và chi phí sinh hoạt sau khi nghỉ là hai vấn đề quan trọng bạn cần chú ý xem xét kĩ trước khi quyết định thôi việc.

   Dù visa lao động trước thời điểm bạn thôi việc còn hạn rất dài (ví dụ hơn 1 năm nữa), nhưng nếu bạn không sớm tìm được công việc mới trong vòng 3 tháng kể từ ngày thôi việc, thì sau đó, visa này cũng sẽ bị coi là vô hiệu và bạn sẽ bị coi là đang cư trú bất hợp pháp tại Nhật.

   Vì thế, trước khi làm thủ tục thôi việc ở công ty cũ, bạn cần tính trước kế hoạch tiếp theo của mình (chuyển việc khác, chuyển sang visa gia đình, học lên tiếp hay về hẳn Việt Nam,..) để có sự chuẩn bị tương ứng.

Khai báo khi chuyển việc

   Sau khi tìm được việc và chuyển sang công ty khác, bạn cần thông báo với Cục XNC về việc mình đã chuyển việc trong vòng 14 ngày kể từ sau khi chuyển, thủ tục này gọi là 契約機関に関する届出 (Thông báo liên quan tới cơ quan ký hợp đồng). Nếu không thông báo, bạn có thể gặp rắc rối ở lần gia hạn visa tiếp theo, vì vậy nên hết sức chú ý.

   Sau khi điền vào form quy định, bạn có thể nộp trực tiếp tại Cục XNC gần nhất (cần trình 在留カード khi nộp) hoặc gửi qua đường bưu điện (kèm bản photo 2 mặt của 在留カード) về Cục Xuất Nhập Cảnh Tokyo theo địa chỉ dưới đây:

〒１０８－８２５５　東京都港区港南５－５－３０
東京入国管理局在留管理情報部門届出受付担当

** Lưu ý: Khi gửi cần ghi rõ ngoài phong bì dòng chữ 「届出書在中」
** Nếu bạn đã chuyển việc và vẫn chưa báo lên Cục XNC dù đã quá 14 ngày, hãy nhanh chóng hoàn thành thủ tục này càng nhanh càng tốt.

   Tuy vậy, do đây chỉ là một thủ tục thông báo chuyển chỗ làm đơn thuần, nên về cơ bản sẽ không có việc ĐỖ hay TRƯỢT như khi bạn xin chuyển/ gia hạn visa. Vì vậy, việc bạn báo lên cục XNC không đồng nghĩa với việc Cục sẽ chắc chắn gia hạn cho bạn ở lần gia hạn visa tiếp theo.

 Download form thông báo chuyển việc tại đây (link của Cục XNC)

Xin giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書)

     Như đã nói ở trên, nếu bạn chuyển sang làm một công việc mới khác hoàn toàn với các công việc bạn đã làm trước đó, hoặc không phù hợp với bằng cấp của bạn thì có thể Cục XNC sẽ không đồng ý gia hạn cho bạn ở lần gia hạn visa tiếp theo. Vì vậy, nếu cảm thấy bất an về khả năng được tiếp tục công nhận visa của công việc mới, bạn nên gọi lên Cục XNC để trao đổi càng sớm càng tốt. Tốt nhất là nên làm thủ tục xin 就労資格証明書 (Giấy chứng nhận tư cách lao động)

   就労資格証明書 (Giấy chứng nhận tư cách lao động) là giấy chứng nhận do Cục XNC cấp, công nhận công ty- công việc mới mà bạn sắp làm phù hợp với tư cách lưu trú mà bạn đã được cấp cho công việc trước đó.

   Để làm thủ tục này, bạn cần nộp các giấy tờ liên quan tới công việc – công ty mới (như khi xét xin visa thông thường),..và chờ kết quả từ phía Cục. Nếu họ đồng ý cấp cho bạn, thì ở lần gia hạn visa tiếp theo, bạn chỉ cần nộp giấy này kèm với hồ sơ xin visa là sẽ không cần lo lắng gì nhiều. 　

Ngoài ra, trong thời gian tìm việc khác, bạn không được phép đi làm baito để kiếm tiền trang trải chi phí sinh hoạt. Vì vậy, cần dự trù một khoản tiết kiệm vừa đủ để dự phòng nhé.

2. Thời gian thôi việc

   Thời gian có thể thôi việc khác nhau tùy vào việc ban đang là nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng hay tu nghiệp sinh. Cụ thể như sau: 

Nhân viên chính thức (正社員)

    Nhân viên chính thức là những người có hợp đồng làm việc vô thời hạn, tức là không bị ràng buộc về thời gian làm việc. Về mặt nguyên tắc, công ty không thể đuổi việc nếu không có lý do chính đáng (khi đó thì họ thường thỏa thuận bồi thường cho người lao động). Ngược lại người lao động có thể thôi việc bất kì thời gian nào, miễn là báo trước một thời gian.

    Luật Lao Động quy định khoảng thời gian này là ít nhất 14 ngày, nhưng đa phần các công ty yêu cầu 30 ngày, có những công ty yêu cầu dài hơn chút. Nói chung bạn nên thu xếp báo càng sớm càng tốt và để công ty có thể bố trí người mới và bàn giao công việc. Dù nghỉ rồi nhưng cũng nên thu xếp nghỉ một cách văn minh, tránh để ảnh hướng tới tiến độ công việc của công ty và các đồng nghiệp khác nhé.

Nhân viên hợp đồng (契約社員)

   Nhân viên hợp đồng là những người có thời hạn làm việc được quy định trước trong hợp đồng, thường là 1 đến 3 năm. Công ty không thể đuổi việc hoặc kết thúc hợp đồng trước thời hạn trừ khi có lý do đặc biệt.

   Luật dân sự Nhật cũng quy định người lao động TRONG VÒNG 1 NĂM cũng không được quyền đơn phương thôi việc trước thời hạn trừ khi có lý do đặc biệt (ví dụ: công ty vi phạm điều kiện lao động đã kí kết, chèn ép bạo lực người lao động, hoặc người lao động bị bệnh ko thể tiếp tục làm việc,..). Các lý do như tìm được công việc mới tốt hơn, …không được công nhận là lý do đặc biệt.

    Vì vậy, trong trường hợp muốn thôi việc khi hợp đồng chưa đủ 1 năm, bạn cần trao đổi với công ty và thuyết phục công ty đồng ý. Trên thực tế, phần lớn các công ty đều đồng ý mà không gây khó dễ gì nhiều cho bạn đâu, đừng lo lắng quá.

Ngược lại, nếu đã làm trên 1 năm thì người lao động được quyền xin thôi việc bất cứ lúc nào như nhân viên chính thức (dù hợp đồng ký là 3 năm) nhưng cũng nên báo trước ít nhất 30 ngày để công ty tiện thu xếp.

Hợp đồng lao động với thực tập sinh (技能実習生)

   Tương tự như hợp đồng nhân viên hợp đồng ở trên. Hợp đồng dài nhất là 3 năm, trong vòng 1 năm đầu thì hai bên không có quyền hủy hợp đồng trừ khi có lý do bất khả kháng hoặc vi phạm hợp đồng (vi phạm các điều kiện lao động, năng lực lao động).

   Sau 1 năm thì người lao động được quyền xin thôi việc trước thời hạn, nhưng cũng cần báo trước 30 ngày. Công ty không được phép đuổi việc thực tập sinh với các lí do vi phạm nhân quyền (kết hôn, mang thai, sinh đẻ, tự do đi lại) hoặc trái luật (ép buộc gửi tiền cho công ty, không cho nghỉ ốm trong vòng 30 ngày, không cho nghỉ sinh và sau sinh đẻ 30 ngày)

3. Các thủ tục cần làm khi thôi việc

Nộp đơn thôi việc

     Đối với nhân viên chính thức hoặc nhân viên hợp đồng xin nghỉ trước thời hạn, cần nộp đơn xin thôi việc. Mẫu đơn bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây, sau đó cho vào phong bì có dòng chữ 退職願 (たいしょくねがい), hoặc 退職届 (たいしょくとどけ).

    Còn nhân viên hợp đồng nghỉ việc sau khi mãn hạn hợp đồng chỉ cần thông báo trước bằng miệng là không gia hạn hợp đồng nữa.

       Mẫu đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, viết ngang hay viết dọc đều được. Các bạn có thể tham khảo theo mẫu dưới đây.

Hình: Mẫu ví dụ đơn xin thôi việc

Thông báo ngày cuối cùng đến công ty

    Thỏa thuận và thông báo với phòng nhân sự và cấp trên ngày cuối cùng đến công ty. Ngày này không phải là ngày thôi việc, mà nên trừ ngược lại số ngày nghỉ phép chưa dùng (tức là tận dụng ngày nghỉ phép), không tính thứ Bảy Chủ Nhật ngày lễ. Ví dụ ngày nộp đơn thôi việc là 30/11/2016, ngày thôi việc trong đơn là 31/12/2016, có 10 ngày phép, quy định của công ty cho nghỉ Tết từ ngày 29/12, thì chỉ cần làm việc đến ngày 13/12/2016. Ngay cả thực tập sinh cũng có 10-12 ngày phép mỗi năm theo luật nên các bạn chú ý không bị thiệt nhé.

Trả lại đồ đạc, giấy tờ cho công ty và nhận lại các giấy tờ cần thiết

§   Trả lại hết các giấy tờ và đồ đạc mượn của công ty: máy tính, đồng phục, thẻ nhân viên, danh thiếp, thẻ bảo hiểm y tế,..

§  Nhận lại sổ hưu (年金手帳), giấy chứng nhận thôi việc (離職票 hoặc 退職証明書), thẻ chứng nhận tham gia bảo hiểm lao động(雇用保険被保険者証), giấy tổng hợp thu nhập và thuế (源泉徴収票).

Hình minh hoạ 離職票 (trái) và 退職証明書 (phải)

Phân biệt 離職票 và 退職証明書

Đây đều là 2 văn bản chứng minh việc bạn đã nghỉ việc ở công ty. Tuy nhiên, nơi cấp 2 giấy tờ này là khác nhau và thời gian nhận được cũng khác nhau: 

・離職票 (りしょくひょう）là văn bản do ハロワーク― cấp sau khi công ty báo bạn đã thôi việc. Sau khi nhận được giấy này, công ty sẽ gửi lại cho bạn qua đường bưu điện. Thủ tục xin cấp 離職票 tại ハロワーク chỉ được thực hiện sau khi bạn đã chính thức thôi việc tại công ty, và công ty có nghĩa vụ phải lên báo với ハロワーク trong vòng 14 ngày sau khi bạn nghỉ việc.

・退職証明書（たいしょくしょうめいしょ） là văn bản do công ty cấp, chứng nhận việc bạn đã nghỉ việc khi có đề nghị được cấp từ phía bạn. Theo quy định của Luật lao động, trong vòng 2 năm kể từ ngày bạn nghỉ việc, công ty có nghĩa vụ phải cấp giấy này cho người lao động nếu người lao động đề nghị. Công ty nào không cấp là vi phạm. 退職証明書 có thể được cấp ngay khi bạn rời khỏi công ty, vì vậy trong nhiều trường hợp có thể dùng thay 離職票 nếu bạn cần gấp văn bản chứng mình việc mình thôi việc để làm các thủ tục như chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp,…

    Trong trường hợp công ty không chuẩn bị kịp giấy tờ trước khi bạn đi làm buổi cuối, thì các giấy tờ này sẽ được công ty gửi sau về nhà bạn sau theo đường bưu điện. Các giấy tờ này rất cần thiết để bạn làm các thủ tục sau khi thôi việc như: nhập công ty mới, chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp hoặc gia hạn visa sau này …nên cần lưu ý nhận lại đầy đủ.

Cân nhắc về bảo hiểm bạn sẽ tham gia sau khi thôi việc

    Sau khi thôi việc, bạn sẽ phải trả lại thẻ bảo hiểm cũ cho công ty, nên cần cân nhắc về vấn đề tham gia vào bảo hiểm nào sau đó càng sớm càng tốt.

     Nếu bạn vào công ty mới ngay sau đó thì không vấn đề gì vì bảo hiểm của bạn sẽ theo được bảo hiểm của công ty mới luôn . Nhưng nếu có khoảng thời gian trống để tìm việc, hoặc sau 2-3 tuần nữa mới vào công ty mới, thì nên tham gia tạm vào bảo hiểm quốc dân (国民健康保険) tại quận để tránh rủi ro phải tự trả 100% chi phí nếu bị ốm đau, nhập viện gì trong khoảng thời gian này. Tuyệt đối không chủ quan nghĩ mình không hay bị ốm đau mà không tham gia bảo hiểm, vì có thể bạn sẽ phải tự trả một khoản viện phí khổng lồ nếu không may gặp tai nạn ngoài ý muốn trong khoảng thời gian này. 

    Trong trường hợp chuyển từ bảo hiểm công ty cũ sang bảo hiểm quốc dân, bạn cần có giấy chứng nhận thôi việc đã được đề cập đến ở trên. 

Tham khảo thêm: Các loại bảo hiểm ở Nhật

4. Giải pháp cho trường hợp bị công ty làm khó dễ

   Trên thực tế, nhiều bạn khi xin thôi việc thường đau đầu vì bị công ty làm khó dễ như: đòi bồi thường chi phí, không cấp giấy tờ,… Hãy tham khảo các giải pháp dưới đây nhé:

§   Nếu công ty từ chối không nhận đơn thôi việc thì ra bưu điện gần nhà gửi 退職届 đến phòng nhân sự công ty theo dịch vụ 内容証明郵便 (chứng nhận nội dung bưu phẩm), theo đó bưu điện chứng nhận ngày tháng gửi đơn thôi việc của mình, công ty nhận hay không không quan trọng nữa.

§  Nếu bị công ty yêu cầu bồi thường vì việc thôi việc dù đúng luật thì bạn không cần quan tâm, vì việc đó là vi phạm pháp luật, họ chỉ đang dọa bạn thôi.

§  Nếu bị công ty dọa bắt về nước hoặc hủy visa: bạn cũng không cần quá lo lắng, vì công ty không có quyền hạn bắt bạn về nước hoặc cắt visa của bạn. Việc duy nhất họ có thể làm là báo lên Cục Quản lý XNC về việc bạn đã thôi việc và không còn trong sự quản lý của họ thôi.

§  Nếu công ty không cấp cho bạn các giấy tờ cần thiết như 離職票, 退職証明書, 年金手帳,源泉徴収票…thì hãy lên trụ sở ハロワーク (Hellowork) của quận nơi công ty bạn đặt trụ sở để trao đổi và nhờ can thiệp. Phần lớn trường hợp các công ty sẽ không tiếp tục làm khó dễ bạn nữa nếu có sự can thiệp của người phía ハロワーク.

Tham khảo thêm:  Cách tra cứu địa điểm Hellowork gần nhất

　Trên đây là các thông tin tổng hợp nói chung để các bạn có thể nắm được khái quát vấn đề . Dĩ nhiên tùy từng trường hợp khác nhau lại phát sinh các vấn đề khác nhau, nên các bạn nên chủ động trao đổi trực tiếp với công ty, hoặc liên hệ với Cục Xuất nhập cảnh và ハロワーク để có được câu trả lời chính xác nhất. Tomoni hay các sempai trên các group nhìn chung chỉ có thể tư vấn các thông tin tổng quát thôi, còn lại chúng ta cần tự chủ động nhé.